XRechnung: Standard zur elektronischen Rechnungsstellung
Sie arbeiten als Selbstständige, Auftragnehmer oder Subunternehmen für Bund, Länder und Gemeinden oder für die Deutsche Bahn oder für andere öffentliche Auftraggeber? Dann gilt für Sie in der Regel die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Mit XRechnung schaffen Sie die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Deutschen Bahn, dem Bund oder anderen öffentlichen Akteuren. Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten müssen!
Wieso braucht es einen Standard?
XRechnung bildet den Standard für die elektronische Rechnungsübermittlung. Dabei sind die technischen Zusammensetzungen und die Art der Rechnungsinformationen genau festgeschrieben. Das heißt, die Forderungen sind besser strukturiert und dadurch maschinell zu verarbeiten. Alles geschieht mittels XML-Datensatz. Das ermöglicht den Empfang und die Verarbeitung von Daten aus ganz unterschiedlichen XRechnung-Softwaresystemen. Außerdem soll das Verfahren Kosten einsparen und die Bearbeitungszeit verkürzen.
Die Koordinationsstelle für IT-Standards – kurz KoSIT – betreibt die Standardisierung im Auftrag des IT-Planungsrates. Die Norm gilt vor allem für die elektronische Rechnungserstellung bei öffentlichen Auftraggebern und ergibt sich aus der EU-Richtline 2014/55/EU.
XRechnung ist dabei die einzige Möglichkeit. Grundsätzlich können Sie auch alle anderen Standards nutzen, die der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV), der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und den jeweiligen Bedingungen des Rechnungsempfängers entsprechen.
Die Pflicht zur XRechnung: Für wen gilt sie?
Alle Dienstleister und Lieferanten für öffentliche Auftraggeber sind seit dem 27.11.2020 dazu verpflichtet, ihre Rechnungen unter den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung des Bundes und der EU-Richtline 2014/55/EU einzureichen. Somit gilt die Pflicht zur XRechnung für Deutsche-Bahn-Aufträge und auch für andere Bauvorhaben in öffentlicher Hand.
In der Regel weisen die staatlichen Auftraggeber ihre Auftragnehmer nach dem Vergabeverfahren auf die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung hin. In jedem Fall lohnt es sich jedoch, Ihre Anforderungen jeweils individuell zu prüfen.
Zudem ist laut der EU-Richtlinie geplant, mittelfristig alle Unternehmen und Selbstständige zur standardisierten XRechnung zu verpflichten.
Welche Ausnahmen gibt es?
Die Regelungen zur Pflicht einer elektronischen Rechnungsstellung gilt grundsätzlich für alle Unternehmer, die Aufträge von staatlichen Stellen annehmen. Forderungen im PDF-Format oder gar auf Papier werden seit Ende November 2020 nicht mehr akzeptiert. Und doch gibt es einige Ausnahmen. So sind Sie von der Verpflichtung befreit, wenn:
• Ihr Direktauftrag den Wert von 1.000 € netto nicht übersteigt.
• Sie eine Ausschreibung aus dem Sicherheits- oder Verteidigungsbereich gewinnen.
• hinsichtlich XRechnung im zuständigen Bundesland andere Regelungen greifen.
Stets gilt jedoch, dass Sie sich im Vorfeld genau über die vorherrschenden Bestimmungen erkundigen müssen.
XRechnung und Deutsche Bahn
Abgesehen von Bund, Ländern und Gemeinden, zählt die Deutsche Bahn zu den größten öffentlichen Unternehmen Deutschlands. Die Deutsche Bahn AG gilt dabei als bundeseigener Mobilitäts- und Transportkonzern und liegt vollständig im Eigentum der Bundesrepublik Deutschland. Damit ist sie mitsamt allen Tochterunternehmen seit dem 27.11.2020 gesetzlich dazu verpflichtet, von Lieferanten, Subunternehmern und anderen Auftragnehmern nur noch Rechnungen im Format der genormten elektronischen Rechnungsstellung anzunehmen.
Doch hier gelten Ausnahmen: So nutzen Sie die XRechnung für DB-Aufträge sogar für Auftragswerte unter 1.000 €. Mahnungen dürfen Sie weiterhin per PDF zustellen.
XRechnung: bahneigene Qualitätsanforderungen
Beachten Sie jedoch auch die strengen Qualitätsanforderungen, die in Zusammenhang mit XRechnung von der Deutschen Bahn gestellt werden. Nur wenn Sie alle vorgeschriebenen Angaben korrekt einreichen, können Sie mit einer fristgerechten Bearbeitung rechnen. Dazu zählt unter anderem …
• … die für das Bauvorhaben gehörende Leitweg-ID
• … die Pflicht, einen Ansprechpartner der internen Fachabteilung zu definieren. Somit müssen auf beiden Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer – Verantwortliche festgelegt sein. Wichtig ist, dass Sie hierzu die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners des Auftraggebers (BT-58) und die Kennung des Auftragnehmers (BT-29) angeben.
• … die Regelung, dass Sie einen Skonto nicht mehr im Freitext angeben, sondern nach den Regularien nach XRechnung für die Deutsche Bahn codieren müssen. Dafür nutzen Sie das Element PaymentTerms (BT-20).
• … die Vorgabe, dass Sie Anhänge über XRechnung eingebettet senden.
• … dass sich jede Rechnung nur auf eine einzige Bestellnummer beziehen darf. Haben Sie mehrere Bestellungen für Bauprojekte getätigt, legen Sie in der XRechnung für die DB stets jeweils eine neue Abrechnung an.
• … eine genaue Rabatt-Ausweisung. Positionen mit Negativbeträgen sind nicht erlaubt. Für Gutschriften nutzen Sie den TypeCode 381 oder 384. Rabatte tragen Sie in BG-20/21 ein.
• … genaue Regelungen für Abschlagszahlungen. Diese können Sie summieren, achten Sie jedoch darauf, die korrekte Art der Rechnung anzugeben. Liegt eine Teilrechnung oder eine Abschlussrechnung vor?
XRechnung bei der Deutschen Bahn einreichen
Nachdem Sie die XRechnung erstellt haben, schicken Sie sie per E-Mail an die Deutsche Bahn. Danach bekommen Sie eine Rückmeldung, ob Ihre Forderung abgewiesen oder akzeptiert wurde. Im Falle einer Ablehnung erhalten Sie gleichzeitig einen Prüfbericht, anhand dessen Sie Ihre Unterlagen korrigieren oder nachbearbeiten können.
MWM Software und Beratung GmbH: XRechnung für Deutsche Bahn und Bund erstellen
Für die Erstellung von XRechnungen lohnt sich eine Software, die darauf spezialisiert ist. MWM-Libero ist eine solche Anwendung.
Mit MWM-Libero XRechnungen an DB und Co. erstellen und versenden
Besonders von Vorteil ist es, wenn Sie das besagte Tool auch für andere Anwendungen nutzen können. Unsere Software zur Bauabrechnung MWM-Libero ist ein wahres Sammelbecken für zahlreiche unterschiedliche Funktionen, die im Bauwesen tagtäglich von großem Nutzen sind. So macht es sich nicht nur zur elektronischen Rechnungserstellung bezahlt, sondern unter anderem noch zur:
• mobile Aufmaß-Erfassung
• Aufmaßerfassung aus Plänen
• Bauabrechnung
• Mengen- und Massenermittlung aus zahlreichen weiteren Methoden
Dabei eignet sich die Aufmaß-Software sich für Baumaßnahmen aller Arten und Größen. Außerdem ist das Programm nicht an bestimmte Gewerke gebunden und ist in unterschiedlichen Bereichen einsetzbar – sowohl bei Auftraggebern als auch Auftragnehmern. Die Software unterstützt außerdem die Standards GAEB und REB und ist dementsprechend GAEB-zertifiziert.
Gerne zeigen wir Ihnen die Arbeitsweise anhand eines kostenlosen Webinars: XRechnung erstellen mit MWM
FAQ zur XRechnung
Wie verschicke ich eine XRechnung?
Wie Sie die E-Rechnung zu einem Bauprojekt verschicken, ist unterschiedlich. In der Regel erhalten Sie davon vom Auftraggeber eine E-Mail-Adresse oder einen Link für ein Online-Portal. Möchten Sie eine XRechnung an die Deutschen Bahn mailen, müssen Sie darauf achten, die Anlagen zur elektronischen Rechnungsstellung als eingebetteten Anhang zu übermitteln.
Kann ich ein PDF-Dokument in XRechnung konvertieren?
Das funktioniert leider nicht. Schließlich besteht eine XRechnung aus strukturierten, maschinell lesbaren Daten. Sie müssen die benötigten Daten somit entweder händisch in einen geeigneten Rechnungsgenerator eintragen oder Sie nutzen von Anfang an eine XRechnung-Software.
Wie lauten die Regularien zum Aufbewahren der XRechnung?
Die Aufbewahrungspflichten der elektronischen Rechnungsstellung unterscheiden sich nicht vom konventionellen Vorgehen. Ganz gleich, ob XRechnung, Forderung im PDF-Format oder auf Papier: Sie müssen sie 10 Jahre lang aufheben. Wichtig ist, dass das in der ursprünglichen Form geschieht. Das heißt, ausgedruckte E-Rechnungen sind ungültig und dienen nicht als Nachweis.
