Schlussrechnung nach erfolgreichem Projektabschluss
Eine Schlussrechnung ist die finale Abrechnung eines Bauprojektes, das sich in der Regel über einen längeren Zeitraum erstreckt. Die Schlussrechnung erfolgt erst, wenn die Leistung vollständig erbracht und geprüft ist. Wir zeigen Ihnen, was es dabei zu beachten gibt und wie Sie Fehler vermeiden können!
Was ist eine Schlussrechnung und wann wird sie erstellt?
Der Begriff Schlussrechnung ist überaus gebräuchlich, findet aber tatsächlich im deutschen Steuerrecht keine Verwendung. Stattdessen spricht das Umsatzsteuergesetz stets von der Endrechnung. Beide Ausdrücke bezeichnen letztlich dasselbe. Die Schlussrechnung kommt nach Abschluss eines Projektes zum Einsatz und fasst alle erbrachten Leistungen zusammen. Essenziell ist dabei, dass im Vorfeld zwischen den Vertragspartnern Teil- oder Abschlagszahlungen vereinbart wurden und erfolgt sind.
Wichtiger Faktor: Übersichtlichkeit und Transparenz
Die Endrechnung muss nachvollziehbar und prüffähig sein. Jedoch nicht nur für das Finanzamt, sondern vor allem für die Auftraggeber. Achten Sie beim Erstellen also darauf, dass Ihre Kunden in der Lage sind, alle Posten zu verstehen und korrekt zuzuordnen. Dafür lohnt es sich, dieselben Begrifflichkeiten zu nutzen, mit denen Sie die einzelnen Positionen im Leistungsverzeichnis aufgeführt haben. Somit können die prüfenden Personen alles nachvollziehen und die Revision geht leicht von der Hand.
Achten Sie deshalb auf die nötige Transparenz. Auch in Hinsicht auf bereits erhaltene Zahlungen und die Umsatzsteuer. Weisen Sie am besten für jede Teilrechnung einzeln Netto- und Bruttobeträge aus. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Sie im schlimmsten Falle sogar doppelt Umsatzsteuer bezahlen müssen.
Welche Informationen müssen enthalten sein?
Welche Angaben in Ihrer Schlussrechnung nicht fehlen dürfen, regelt § 14 Abs. 5 des UStG. und die VOB/B § 14 (3). Demnach muss sie folgende Pflichtangaben enthalten:
- Name, Firma und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name, ggfs. Firma und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Datum der erfolgten Leistung oder Lieferung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- detaillierte Angabe der Leistung oder Lieferung, Leistungszeitraum
- Rechnungsbeträge mit aufgeschlüsselter Umsatzsteuer
- sämtliche Teilleistungen und Entgelte als Nettobetrag
- bereits geleistete Teilzahlungen oder Abschlagszahlungen als Nettobetrag sowie die dabei angefallenen Steuerbeträge
- der noch offene Rechnungsbetrag
- die dazu fällige Umsatzsteuer
Sind Sie von der Umsatzsteuer befreit, geben Sie das ebenfalls auf der Endrechnung an, inklusive des Befreiungsgrundes. Zusätzlich sollten Sie die Zahlungsfrist ergänzen, die Sie bei Vertragsbeginn mit dem Auftraggeber abgesprochen haben. Vergessen Sie auch nicht, Ihre Bankdaten anzugeben.
Unterschied zwischen Schlussrechnung und Abschlagsrechnung
Die Schlussrechnung stellt ein Dienstleister, Lieferant oder Baufirma immer erst nach Fertigstellung des gesamten Projektes aus. Wenn vorher vereinbart, können sich Auftraggeber und Auftragnehmer jedoch auch die Vorzüge einer Abschlagsrechnung zunutze machen. Diese gelten dabei stets unter Vorbehalt der endgültigen Gesamtabrechnung und umfassen Teilleistungen, die im Idealfall vorher als Meilensteine festgelegt wurden.
Die Art der Teilabrechnung bietet Vorteile für beide Vertragspartner, zum Beispiel steuerlich und hinsichtlich der Liquidität. Wichtig ist, bei der Schlussabrechnung darauf zu achten, dass die bereits getilgten Abschlagszahlungen vermerkt und gegengerechnet werden.
Rechtliche Rahmenbedingungen für die Schlussrechnung
Eine Schlussrechnung des erbringenden bzw. ausführenden Unternehmens ist die Voraussetzung dafür, dass die Vergütung durch den Auftraggeber fällig wird. Das ist in folgenden Festlegungen vorgeschrieben:
- 16 in VOB/B für Leistungen nach einem VOB-Vertrag
- 650g Abs. 4 des BGB für
- Bauverträge nach BGB
- Bauträgerverträge nach BGB
- Bauplanungsleistungen gemäß § 15 HOAI-2021
Weiterhin gelten für VOB-Verträge zusätzliche Anforderungen. § 14 Abs. 1 und 3 des VOB/B geben vor, dass
- die Schlussrechnung übersichtlich aufgestellt ist.
- die Reihenfolge der Positionen der aus dem Leistungsverzeichnis entspricht.
- Änderungen und Ergänzungen besonders kenntlich gemacht und auf Wunsch des Auftraggebers gesondert abgerechnet werden können.
- Bezeichnungen aus den Vertragsbestandteilen zu verwenden sind.
- die Schlussrechnung rechtzeitig eingehen muss.
Die Frist liegt dabei bei einer vertraglich festgelegten Ausführungszeit von höchstens 3 Monaten bei 12 Werktagen nach Fertigstellung. Je länger das Projekt, desto länger die Zeit zur Einreichung: Alle 3 Monate verlängert sich die Ausführungsfrist um 6 weitere Werktage.
Schlussrechnung mit MWM-Libero – Vorteile und Möglichkeiten
Sie sehen: Beim Erstellen einer Schlussrechnung gibt es viel zu beachten. Selbst ein kleiner Zahlendreher kann Gewinneinbußen oder sogar Prüfungen durch das Finanzamt verursachen. Es lohnt sich daher, so wenig wie möglich manuell einzugeben. Mit einer ausgeklügelten Abrechnungssoftware sind Sie auf der sicheren Seite: MWM-Libero spart Ihnen Zeit und Frust. Damit fertigen Sie nicht nur Leistungsverzeichnisse im Handumdrehen, schreiben Angebote, ermittelte Mengen, übertragen diese Mengen automatisch in die Rechnung oder zertifizieren Ihre Austauschdateien nach GAEB. Selbstverständlich können Sie auch eine digitale Rechnung nach der Verfahren XRechnung erstellen. Mit unserer Software können Sie auch Abschlagsrechnungen, Bauabrechnungen und Schlussrechnungen erstellen. Ganz einfach per Knopfdruck! Informieren Sie sich jetzt oder nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gern zu Ihren Möglichkeiten.
