Abschlagsrechnung: Wissenswertes zur Abrechnungsmethode
Das Ausstellen und auch Begleichen von Abschlagsrechnungen ist in vielen Branchen weit verbreitet. Im Folgenden erfahren Sie, was die besondere Variante der Teilzahlung ausmacht und welche Vorteile sich Ihnen damit ergeben. Außerdem zeigen wir auf, wie Sie sich das Erstellen der Rechnung mit unserer Software MWM-Libero erleichtern können.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Bei einer Abschlagsrechnung einigen sich Kunden und Dienstleister oder Lieferanten darauf, Leistungen oder Waren in Teilen zu bezahlen, bevor der Gesamtauftrag komplett abgeschlossen ist. Das ist vor allem bei Projekten der Fall und in der Regel für beide Parteien von Vorteil. Die Abschlagsrechnung – auch Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung genannt – steht unter Vorbehalt der endgültigen Gesamtrechnung.
Oftmals legen Kunden und Dienstleister im Vorfeld Meilensteine fest, zu denen die Teilzahlungen geleistet werden sollen.
Voraussetzungen für die Teilzahlung
Nicht immer kommt eine Abschlagsrechnung infrage. Dafür müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören:
- Die laut Abschlagsrechnung erbrachte Teilleistung muss frei von Mängeln sein.
- Die Leistungen müssen in der Rechnung detailliert beschrieben und verrechnet werden.
- Der Abschlagsbetrag muss geringer als die vereinbarte Gesamtsumme sein.
Welche Vorteile bieten die Abschlagsrechnung?
Das Vereinbaren von Abschlagsrechnungen bietet mehrere Vorteile, nicht nur für die Auftragnehmer. Auch die Auftraggeber profitieren davon!
- Vorzüge für Auftragnehmer
Dienstleister, Lieferanten oder Bauunternehmer liefern Leistungen zumeist über einen längeren Zeitraum. Um über Monate hinweg nicht ohne Bezahlung dazustehen und beim Kauf sämtlicher Materialien in Vorleistung gehen zu müssen, lohnen sich Abschlagsrechnungen enorm. Damit gehen sie auf Nummer sicher, dass sie in der Zwischenzeit liquide bleiben, ihre laufenden Kosten decken können und ihre Arbeitszeit bezahlt bekommen. Auch steuerlich können sich dadurch Vorzüge ergeben.
- Vorteile für Auftraggeber
Auftraggeber profitieren ebenso. Sie gewinnen Planungssicherheit und können große Zahlungen in kleinere Summen aufteilen. Das wirkt sich positiv auf die Liquidität aus. Außerdem erhalten sie in der Regel einen Einblick in das Vorankommen des Projektes, da auf der Akontorechnung alle bisher erbrachten Arbeiten genau aufgeschlüsselt werden müssen. Zudem lohnt es sich steuerlich, wenn Auftraggeber den finanziellen Aufwand eines Projektes auf mehrere Perioden aufteilen können.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Es gibt kein konkretes Gesetz, das die Abschlagszahlungen regelt. Im Rahmen der Vertragsfreiheit können Auftraggeber und Auftragnehmer jederzeit Teilzahlungen vereinbaren. Sonderfälle stellen dabei Werkverträge dar. Hier schreibt § 632a BGB vor: Ist der Auftragnehmer verpflichtet, in Vorkasse zu gehen, hat er auch ein Recht auf eine Abschlagszahlung in Höhe der von ihm erbrachten und vertraglich vereinbarten Leistung. Bauunternehmen genießen durch die Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) ebenfalls Sonderrechte. Damit sind sie unter den oben genannten Voraussetzungen ebenfalls zum Ausstellen von Akontorechnungen in der Lage.
Die Höhe der Abschlagsrechnung ergibt sich aus dem Baufortschritt der bis zum Stichtag erbrachten Leistungen.
Wesentliche Pflichtangaben
Es gibt Angaben, ohne die keine Rechnung auskommt. So auch die Abschlagsrechnungen nicht. Erfahren Sie, welche Daten Sie auf keinen Fall weglassen dürfen. Essenziell sind:
- Name, Firma und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name, ggfs. Firma und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung
- Details zur Dienstleistung
- Nettobetrag
- Steuersatz
- Bruttobetrag
- Umsatzsteuerbetrag
Wichtig ist, dass Sie eine Abschlagsrechnung unbedingt auch als eine solche kennzeichnen! Dadurch ergibt sich Ihnen der Vorteil, dass Sie die Umsatzsteuer erst zahlen müssen, wenn der Kunde Sie entlohnt hat – und nicht bereits ab Ausstellung der Rechnung. Sind Sie von der Umsatzsteuer befreit, müssen Sie selbstverständlich die Gründe dafür vermerken.
Branchen, die von den Anzahlungsrechnungen Gebrauch machen
Gerade in der Baubranche sind Abschlagszahlungen gang und gäbe. Das liegt vor allem daran, dass sich die Projekte zumeist über einen längeren Zeitraum erstrecken. Unter Berücksichtigung des jeweiligen Baufortschrittes ist es deshalb üblich, hin und wieder zu vorher festgelegten Meilensteinen Zahlungen zu vereinbaren. Doch auch bei Handwerkern, Selbstständigen und anderen Dienstleistungen, die über mehrere Monate hinweg laufen, können sich die Teilzahlungen für die Liquidität der Vertragspartner als nützlich erweisen.
Abschlagsrechnung erstellen leicht gemacht: mit MWM-Libero
Damit beim Erstellen Ihrer Abschlagsrechnungen alles passt, sollten Sie die Daten so selten wie möglich manuell ausfüllen. Denn selbst bei aller Aufmerksamkeit und Sorgfalt können sich dabei Fehler einschleichen. Nutzen Sie eine Rechnungssoftware, gehen Ihnen die vielen einzelnen Schritte leicht von der Hand. Außerdem vermeiden Sie damit zahlreiche mögliche Fehlerquellen. Nutzen Sie MWM-Libero, können Sie nicht nur Leistungsverzeichnisse erstellen, Mengen ermitteln und Angebote schreiben, sondern auch Schlussrechnungen, Bauabrechnungen und Abschlagsrechnungen verfassen und das alles GAEB-zertifiziert. Und das ganz einfach – per Knopfdruck! Informieren Sie sich über die umfangreichen Features unserer Software und lassen Sie sich gern beraten. Nehmen Sie dafür Kontakt zu uns auf!
